Binnen ontzettend veel organisaties wordt er veel tijd, en dus ook geld, verspild aan vergaderen. Uit onderzoek is gebleken dat werknemers gemiddeld 6 uur per week kwijt zijn aan vergaderingen bijwonen. Bij managers is dit zelfs bijna een halve werkweek. Wanneer jouw organisatie geld wilt besparen, kan het dus erg goed zijn om het vergaderproces eens onder de loep te nemen. Efficiënt
vergaderen is namelijk de sleutel tot flinke geldbesparing.
Het vergaderproces bestaat uit 4 fases: voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling en de opvolging. Door gebruik te maken van een vergadertool kun jij in iedere fase efficiëntie aanbrengen. We nemen kort door hoe dit er in iedere fase concreet uitziet.
Het automatiseren van communicatie (uitnodigingen, agenda rondsturen, additionele documentatie mailen) zorgt voor een hoop tijdbesparing. Bovendien zorgt het centraliseren van al deze informatie er voor dat iedereen beter voorbereid naar de meeting kan komen. Hierdoor verloopt de vergadering een stuk efficiënter!
Werken met een vergadertool zorgt ook dat de verslaglegging makkelijker verloopt. Het helpt bij het beter notuleren. Er kan makkelijk onderscheid gemaakt worden tussen context (notulen) en de belangrijke informatie (acties en besluiten). Zo weet je zeker dat je na afloop van de vergadering een overzichtelijk verslag hebt,
De vergadering is afgelopen. Normaal kost het veel tijd om alle notulen, acties en besluiten in een mooi opgemaakt document in jouw huisstijl te zetten. Met een vergadertool, bijvoorbeeld Wendy of Notulen Software, genereer jij met één druk op de knop een mooi opgemaakt verslag. Geheel in jouw huisstijl!
Een vergadering die niet opgevolgd wordt, is een zinloze vergadering. Je bent constant bezig met jouw collega’s herinneren aan de acties die aan hen toegewezen zijn. Wanneer je dit niet doet, is de kans groot dat het actiepunt helemaal niet voltooid wordt. Met een vergadertool worden er automatisch reminders van openstaande acties naar jouw collega’s verstuurd. Dit bespaart jou niet alleen een hoop tijd, maar bovenal ook frustratie.
Kortom, het vergaderproces gaat gepaard met een hoop arbeidsintensieve en omslachtige handelingen. Dit zorgt ervoor dat het vergaderproces ongemerkt vaak veel tijd kost. Niet alleen de vergadering zelf, maar ook de voorbereiding, afwikkeling en opvolging zijn tijdrovend. Door te werken met een digitale vergadertool kun jij een hoop tijd en geld besparen.